Digitalisierung im Mittelstand
Über die Erfolgswirkung der Digitalisierung auf Unternehmen sind sich alle einig. Und dennoch belegt die deutsche Wirtschaft im europäischen Vergleich laut Digitalisierungsbericht Mittelstand 2021 der KfW (https://www.kfw.de/PDF/Download-Center/Konzernthemen/Research/PDF-Dokumente-Digitalisierungsbericht-Mittelstand/KfW-Digitalisierungsbericht-2021.pdf) nur Platz 18, wenn es um die Integration digitaler Technologien in zuvor analoge Betriebsabläufe geht. Die Digitalisierung der Kunden- und Lieferantenbeziehung planten in den letzten Jahren lediglich die Hälfte der deutschen Unternehmen. Doch dass sich hier – und vor allem bei der indirekten Beschaffung – ein Umstieg in das digitale Zeitalter wirklich auszahlt, zeigt Maschinenbauer MEMMINGER-IRO (https://www.memminger-iro.de/de/index.php). Die digitalisierte Beschaffung von C-Teilen spart dem Unternehmen aus dem baden-württembergischen Dornstetten viel Zeit und Ressourcen, die an anderen Stellen gewinnbringend eingesetzt werden können.
In der Firmenzentrale der MEMMINGER-IRO sind rund 230 der weltweit über 400 MEMMINGER-Mitarbeitende beschäftigt. Das mittelständische Maschinenbauunternehmen ist Experte im Bereich Verfahrenstechnik für Fadenzuführung, Kontrolltechnik und Schmiersysteme für Strickmaschinen und liefert als renommierte Adresse Hightech-Komponenten an Textilhersteller in über 100 Ländern. Bis 2010 wurde im Unternehmen auf Lagerhaltung geordert. Das hieß in der Praxis, dass vor jedem Auftrag eine neue Suche nach den aktuell günstigsten Angeboten aufgesetzt wurde – ein enormer Aufwand für die Einkaufsabteilung. Dann erfolgten die ersten Schritte Richtung Digitalisierung der Beschaffung. Diese lagen in der Bündelung des Einkaufsvolumens für Büromaterialien bei einem einzigen Lieferanten mit einer eigenen digitalen Beschaffungsplattform. Aufgrund der Vorteile und positiven Erfahrungen wurde schnell auch die Beschaffung von Verpackungsmaterialien wie Kartonagen und Klebebändern digitalisiert – bei einem zweiten Lieferanten mit ebenfalls eigener Beschaffungsplattform.
Roter Faden durch den Geschäftsalltag
„Wir haben mit der Digitalisierung der indirekten Beschaffung schnell viele positive Erfahrungen gesammelt“, berichtet Herr Gutekunst, Leiter Einkauf bei MEMMINGER-IRO. „Doch die unterschiedlichen Einkaufssysteme verkomplizierten den Prozess noch immer. Daher suchten wir nach einer zentralen Plattform, über die der Einkauf von C-Teilen und die indirekte Beschaffung abgewickelt werden können.“ Aus dem folgenden Wettbewerbsvergleich ging die Beschaffungsplattform simple system (https://company.simplesystem.com/) als Sieger hervor, da hier die größte Überschneidung des Bedarfs mit den angebotenen Sortimenten zu finden war.
Die Einführung der Plattform wurde in nicht einmal einem halben Jahr vollständig umgesetzt. „Zu Beginn hatten einige Mitarbeitende noch Vorbehalte, weil sie jetzt Aufgaben im Einkauf übernehmen sollten“, erinnert sich Herr Gutekunst. „In der täglichen Praxis, hat sich dann aber schnell gezeigt, welche Vorteile damit verknüpft sind, und Vorbehalte ließen sich schnell ausräumen.“ Seit Kooperationsbeginn mit simple system wurde der Anteil der zentral beschafften Produkte kontinuierlich auf 65 % ausgebaut. Der verbleibende Anteil wird derzeit bei lokalen Geschäftspartnern aus der Region gedeckt. „Anfangs haben wir für jeden Produktbereich nur einen Lieferanten genutzt“, erklärt Herr Gutekunst. „Aufgrund der gestiegenen Volumina und aus Gründen der Versorgungssicherheit ist inzwischen zumeist ein zweiter Anbieter hinzugekommen.“ Die indirekte Beschaffung der MEMMINGER-IRO erstreckt sich hierbei von Büromaterial und Fachliteratur über Verpackungsmaterial und Entwicklungsmaterialien (Elektronik-Kleinteile / -muster) bis hin zu Handwerkzeugen, Kleinelektronik und Hygienematerial.
Selbstständiger Einkauf: quantifizierbare Erfolge und Motor für weitere Digitalisierung
Das Besondere an der Arbeit mit der neuen eProcurement-Plattform: Die benötigten Produkte werden von den Mitarbeitenden der Abteilungen eigenständig nach Bedarf bestellt. Für die rund 230 Mitarbeitenden in der Firmenzentrale im Schwarzwald sind insgesamt 80 persönliche und unpersönliche, gemeinschaftlich genutzte Accounts auf der Plattform angelegt. Bis zu einer bestimmten Budget-Grenze werden Bestellungen von einem Supervisor der Einkaufsabteilung freigegeben, bei höheren Beträgen muss die Geschäftsführung eine Freigabe erteilen. Anstatt der bislang vorherrschenden langwierigen Internetrecherche konnten die Mitarbeitenden nun selbstständig über elektronische Kataloge verschiedener Lieferanten sehr schnell die benötigten Produkte auswählen. Auf diese Weise konnte die reine Bearbeitungszeit im Einkauf pro Bestellung von fünf auf zwei Minuten mehr als halbiert werden – bei monatlich rund 100 Bestellungen eine relevante Variable!
Für die Einkaufsabteilung der MEMMINGER-IRO bedeutet diese Entlastung vor allem, dass die eingesparten Ressourcen in die Beschaffung von A- und B-Produkten investiert werden können. Hier können angesichts des Umsatzvolumens deutlich größere Beiträge zur Verbesserung der Marge und damit zu einem nachhaltigen Erfolg des Unternehmens erzielt werden. Ein weiterer Fortschritt ist die Reduzierung von Lagerbeständen, sprich: Es wird weniger Kapital gebunden. „Früher hatten wir einen Raum von über 25 Quadratmeter allein für Tonerkartuschen und andere Materialien“, erinnert sich Herr Gutekunst. „Durch die Optimierung des gesamten Bestell- und Lieferprozesses können wir heute nach Bedarf ordern, ohne dass man Versorgungsengpässe befürchten muss.“
Nicht zuletzt markiert die Einführung von simple system auch den Start in die weitere Digitalisierung von Unternehmensprozessen: „Die Anbindung des eProcurements an die ERP-Lösung proAlpha war bei uns eines der ersten Schnittstellenprojekte in diesem Bereich“, erklärt Herr Gutekunst. „Aufbauend auf den dabei gewonnenen Erfahrungen haben wir geschaut, wo der Betrieb von digitalisierten Prozessen profitiert. Die digitalisierte und automatisierte Beschaffung war hierfür quasi die Initialzündung für das gesamte Unternehmen.“ Zusätzlich konnte die Digitalisierung positive Effekte im Bereich der Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung schaffen. Während früher zum Jahreswechsel riesige Stapel unterschiedlicher gedruckter Kataloge im Unternehmen verteilt wurden, sind heute nur noch digitale Produktverzeichnisse im Einsatz. „Da werden heute zentnerweise Papier durch die Nutzung von elektronischen Katalogen oder OCI-Schnittstellen (Open Catalog Interface) ersetzt“, so Herr Gutekunst.
Digitalisierung verbindet Geschäftspartner miteinander
Bereits bestehende Geschäftsbeziehungen konnten auf die Plattform transferiert werden: „Unser erster Online-Lieferant war 2012 noch nicht auf simple system vertreten. Nach Gesprächen mit unserem Lieferanten und simple system haben wir dann erreicht, dass unser Geschäftspartner sein Sortiment auch auf der Plattform zur Verfügung stellte. Das erleichtert uns den Einkauf und unser Lieferant kann leicht potenzielle neue Kunden finden – eine klassische Win-Win-Situation“, stellt Herr Gutekunst fest.
Im Laufe der Jahre folgten weitere Lieferanten, die vom einfachen Onboarding und der Möglichkeit, zusätzliche Kundenpotenziale zu erschließen, schnell überzeugt waren. Letztendlich zeigt der Blick auf den Return on Invest (RoI) der Geschäftsführung von MEMMINGER-IRO, dass sie alles richtig gemacht hat: Durch den Einstieg ins eProcurement auf der Plattform von simple system kann sich die Einkaufsabteilung wieder voll ihren strategischen Kernaufgaben widmen. „Sogar die Entwicklungskosten der ERP-Schnittstelle sind angesichts der umfassenden Vorteile vernachlässigbar“, zieht Herr Gutekunst ein zufriedenes Fazit.
Über simple system
simple system bietet seit 2000 eine Komplettlösung für die indirekte Beschaffung. Als Herzstück fungiert eine Plattform, die ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten bündelt und damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse entscheidend vereinfacht und verkürzt. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat das Münchner Unternehmen das innovative Tool im direkten Dialog mit seinen Einkäufern und Lieferanten stets weiterentwickelt, so dass es sich heute in jedes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System integrieren lässt. Als strategischer Partner begleitet simple system seine Einkäufer und Lieferanten darüber hinaus bei der digitalen Transformation ihrer Einkaufs- und Vertriebsprozesse und leistet Support bei der Implementierung effizienter Strukturen vor Ort. Das Kundenportfolio von simple system umfasst mehr als 1.500 überwiegend mittelständische Unternehmen auf der Einkaufsseite und über 700 Lieferanten. simple system beschäftigt aktuell 35 Mitarbeiter und vermittelt einen Umsatz von 150 Millionen Euro. Mehr unter www.simplesystem.com.
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